INFORMACJE NA TEMAT PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
dla Pracowników

Uwzględniając Państwa prawo do ochrony danych osobowych zgodnie z art. 13 ust. 1, 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanym dalej RODO przedstawiamy następujące informacje:

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Pani/a danych osobowych jest PGNIG TERMIKA Energetyka Przemysłowa S.A. (dalej: PTEP SA) z siedzibą w Jastrzębiu-Zdroju (44-330) przy ul. Rybnickiej 6c, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy X Wydział Gospodarczy w Gliwicach, pod numerem KRS: 0000076747; NIP: 633-10-05-997

KONTAKT W SPRAWACH ZWIĄZANYCH Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można się skontaktować:

• telefonując pod numer: 32 7537115, 538 628 407 od poniedziałku do piątku w godz. 7:00 - 15:00,

• pisząc na adres mailowy: daneosobowe@termika.pgnig.pl,

• pocztą tradycyjną na adres siedziby PGNIG TERMIKA Energetyka Przemysłowa S.A.

CEL PRZETWARZANIA DANYCH

• zawarcie i realizacja postanowień umowy o pracę, w tym prowadzenie dokumentacji pracowniczej (m.in. akt osobowych, rejestrów, ewidencji, dokumentacji księgowo-podatkowej, itp.) oraz spełnienie przez Administratora obowiązków związanych z zatrudnieniem pracowników (m.in. obowiązków związanych z zabezpieczeniem społecznym i obowiązków podatkowych),

• organizacja pracy w sposób efektywny, zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy, przeciwdziałania dyskryminacji w zatrudnieniu oraz informowanie o zakresie, obowiązkach i sposobie wykonywania pracy oraz podstawowych uprawnieniach,

• skierowanie na obowiązkowe badania lekarskie: wstępne, okresowe i kontrolne oraz przygotowanie dokumentacji zaistniałych wypadków,

• organizacja i przeprowadzenie szkoleń oraz podnoszenie kwalifikacji zawodowych, w tym przeprowadzenia oceny zdolności i umiejętności Pracownika,

• zapewnienia bezpieczeństwa mienia i osób przebywających w obiektach PTEP SA, a także kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Administratora na szkodę, poprzez wprowadzenie szczególnego nadzoru nad obszarem lub terenem wokół budynków zarządzanych przez PTEP SA w postaci środków zabezpieczenia technicznego m.in. systemu: kontroli dostępu, rejestracji obrazu (monitoring), który umożliwia identyfikację osób oraz rozpoznawanie numerów rejestracyjnych pojazdów,

• zapewnienie ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia poprzez wykonanie kontroli trzeźwości oraz kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu, w zgodzie z przepisami prawa oraz nie naruszając godności, a także innych dóbr osobistych pracownika,

• wykonywanie czynności w zakresie powierzenia mienia pracodawcy w celu zapewnienie pracownikom sprawnego sprzętu do realizacji obowiązków, w szczególności odzież roboczą, narzędzia do pracy (min. służbowy telefon, sprzęt komputerowy, samochód, dostęp do zasobów teleinformatycznych) oraz środki pieniężne zgromadzone na rachunku bankowym lub w gotówce,

• monitoring wykorzystania powierzonego sprzętu oraz oprogramowania, w tym monitoringu GPS pojazdów w wybranych i oznaczonych pojazdach floty oraz poczty elektronicznej, w zakresie zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych Pracownikowi narzędzi pracy. Monitoring nie narusza tajemnicy korespondencji oraz dóbr osobistych Pracownika,

• realizacja obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów prawa, w szczególności w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz funkcjonowania kasy zapomogowo-pożyczkowej,

• wykonanie czynności w zakresie skorzystania z dodatkowych świadczeń pozapłacowych, które oferowane są również dla członków rodziny lub partnera życiowego Pracownika w szczególności dodatkowa opieka medyczna, grupowe ubezpieczenie na życie oraz inne benefity oferowane Pracownikowi,

• wypełnienie obowiązków wskazanych w przepisach prawa i wewnętrznych aktach organizacyjnych PTEP SA w zakresie m.in. prowadzenia wysokich standardów etycznych, weryfikacji stosowania procedur, polityk i innych wewnętrznych aktów organizacyjnych, dbałości o ochronę PTEP SA przed nadużyciami i nieprawidłowościami w tym w zakresie antykorupcji, wykrywania nadużyć oraz zapobiegania nadużyciom, zapobieganie konfliktom interesów w procesach biznesowych,

• bieżącej działalność pracodawcy, z wykorzystaniem wyłącznie danych służbowych Pracownika, polegającej na prawidłowej i efektywnej realizacji umów z kontrahentami (oferentami, dostawcami, wykonawcami, klientami) oraz obsługi, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia roszczeń wynikających z tych umów,

• udostępnienia danych osobowych do banków i innych instytucji finansowych, z którymi PTEP SA prowadzi lub zamierza podjąć współpracę, w celu potwierdzenia tożsamości i identyfikacji osoby upoważnionej do reprezentowania PTEP SA,

• w uzasadnionych przypadkach w celu wypełnienia zobowiązań wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych, w szczególności prowadzenia szkoleń z zakresu ochrony informacji niejawnych, prowadzenia zwykłych oraz kontrolnych postępowań sprawdzających oraz prowadzenia aktualnego wykazu osób zatrudnionych w PTEP SA posiadających dostęp do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa osobowego lub je cofnięto. 

PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH

• Art. 6. ust. 1 lit. a RODO – na podstawie wyrażonej zgody w trakcie zatrudnienia, w zakresie dobrowolnie podanych przez Pana/Panią danych.

• Art. 6 ust. 1 lit b RODO – zawarcie i wykonanie Umowy oraz podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy.

• Art. 6 ust. 1 lit. c , art. 9 ust. 2 lit. b) RODO – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na PTEP SA wynikających w szczególności z Kodeksu Pracy, Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, Ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, Ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 lipca 2009 roku w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy; Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 16 września 2004 roku w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i pracy, Ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych - w przypadku zatrudnienia osób niepełnosprawnych, Ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych, Ustawy o pracowniczych programach emerytalnych, Ustawy o ochronie informacji niejawnych, oraz przepisów prawa podatkowego, w tym Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, Ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez PTEP SA oraz obsługi, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń.

JAKIE DANE OSOBOWE BĘDĄ PRZETWARZANE?

• imię i nazwisko, data urodzenia, numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, adres zamieszkania, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

• dane o uprawnieniach zawodowych, kwalifikacjach, odbytych szkoleniach, orzeczeniach lekarskich o braku przeciwskazań do wykonywania określonych prac oraz dane znajdujące się w dokumentach potwierdzających posiadane uprawnienia/kwalifikacje, o ile wynika obowiązek podania tych danych.

• inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

• numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

KOMU BĘDĄ PRZEKAZYWANE DANE OSOBOWE?

Odbiorcami Pani/a danych osobowych mogą być podmioty współpracujące z PTEP SA w zakresie świadczonych na jej rzecz usług (np. podwykonawcy) oraz wspierania bieżących procesów biznesowych (m.in. dostawcy systemów informatycznych i usług IT), spółki należące do Grupy Kapitałowej ORLEN^*.

Organy administracji publicznej, m. in. ZUS, KRUS, NFZ, PEFRON, PIP, Krajowa Administracja Skarbowa, Państwowa Inspekcja Sanitarna, a w stosowanych przypadkach także podmioty uzyskujące dostęp do danych w oparciu o przepisy powszechnie obowiązującego prawa, m.in.: instytucje, organy i agencje Unii Europejskiej (UE) lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), a także inne podmioty, którym wymienione organizacje powierzyły wykonywanie zadań.

Kontrahentom (oferentom, dostawcom, wykonawcom, klientom) w celu i zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonywania umów lub podjęcia działań przed ich zawarciem, których stroną jest/będzie PTEP SA, w szczególności w celu kontaktu przy wykonaniu umowy, wymiany korespondencji, wydania pełnomocnictw do reprezentowania kontrahentów, kontroli należytego wykonania umowy, rozliczenia umowy, zachowania zasad poufności oraz bezpieczeństwa i higieny pracy, weryfikacji oświadczeń złożonych przez PTEP SA, w tym potwierdzenia posiadanych kwalifikacji jako osoby wskazanej do realizacji umowy, obsługą, dochodzeniem i obroną w razie zaistnienia roszczeń pomiędzy PTEP SA, a kontrahentem, wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na kontrahentach, w tym w szczególności obowiązków instytucji obowiązanej, wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, prawa budowlanego, rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie nadużyć na rynku.

Podmiotom trzecim świadczącym dodatkowe świadczenia dla pracowników, takie jak np. opieka medyczna, benefity – jeżeli została wyrażona chęć skorzystania z dodatkowych świadczeń pozapłacowych.

Pana/Pani dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich (tj. z poza EOG) oraz nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym profilowane.

JAK DŁUGO BĘDĄ PRZECHOWYWANE DANE OSOBOWE?

W przypadku danych osobowych przetwarzanych na podstawie Pani/Pana zgody - do czasu jej wycofania.

Przez okres trwania stosunku pracy, po tym czasie dane osobowe zawarte w aktach osobowych oraz na listach płac lub kartach wynagrodzeń przetwarzane są przez okres 50 lat od zakończenia stosunku pracy lub od czasu wytworzenia listy płac lub kart wynagrodzeń lub przez okres 10 lat od zakończenia stosunku pracy w przypadku pracowników rozpoczynających zatrudnienie po
1 stycznia 2019 r., chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Dane osobowe z Krajowego Rejestru Karnego w przypadku, kiedy stanowisko pracy wymaga przetwarzania przez Administratora takich danych przetwarzamy do czasu zakończenia zatrudnienia w PTEP SA, chyba, że przepisy prawa stanowią inaczej.

W przypadku nagrań z monitoringu wizyjnego okres przechowywania nie przekracza 3 miesięcy, chyba że zostały one zabezpieczone w związku z prowadzonym przez organy ścigania postępowaniem. W takim przypadku okres przechowywania nagrań wydłuża się do prawomocnego zakończenia sprawy.

W przypadku monitoringu poczty elektronicznej oraz urządzeń telekomunikacyjnych dane osobowe przetwarzane są w czasie trwania postępowania weryfikacyjnego. Po tym okresie dane są kasowane. W przypadku danych stanowiących dowód w sprawie dane osobowe przechowywane są do czasu rozstrzygnięcia postępowania oraz wygaśnięcia ewentualnych roszczeń stron postępowania.

Dane osobowe zawarte w dokumentacji podatkowej, księgowej lub inne dane wynikające przepisów prawa innych niż Kodeks Pracy przetwarzane są do momentu wygaśnięcia obowiązków przechowywania danych wynikających z przepisów szczególnych.

Dane osobowe w zakresie kontroli trzeźwości oraz kontroli na obecność w organizmie środków działających podobnie do alkoholu przetwarzane są przez okres nieprzekraczający roku od czasu ich zebrania. W przypadku zastosowania kary upomnienia, nagany lub kary pieniężnej do czasu uznania kary za niebyłą. W przypadku, gdy zebrane dane mogą stanowić lub stanowią dowód w postepowaniu czas ten ulega wydłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postepowania.

Ponadto Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego oraz przepisów o rachunkowości, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.

JAKIE UPRAWNIENIA PRZYSŁUGUJĄ PANI/U W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH?

• prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych (art. 13 i 14 RODO) – na tej podstawie osobie zgłaszającej takie żądanie Administrator przekazuje informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotom, którym są ujawniane i planowanym terminie ich usunięcia;

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO) – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych, dotyczących osoby zgłaszającej żądanie;

• prawo do sprostowania swoich danych (art. 16 RODO) – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności, lub błędy przetwarzanych danych osobowych, oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;

• prawo do usunięcia swoich danych (art. 17 RODO) – jeśli nie zaistniały okoliczności, o których mowa w art.17 ust. 3 RODO,

• prawo do żądania od administratora ograniczenia przetwarzania swoich danych (art. 18 RODO) – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;

• prawo do przenoszenia swoich danych (art. 20 RODO) – obejmujące uprawnienie do otrzymania danych i przesłania ich innemu administratorowi lub do żądania, w razie możliwości technicznych, przesłania tych danych bezpośrednio innemu administratorowi (w zakresie w jakim dane przetwarzane są w sposób zautomatyzowany oraz w celu wykonania umowy lub na podstawie wyrażonej zgody), 

• prawo wniesienia sprzeciwu (art. 21 RODO) – względem przetwarzania danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach administratora
  z przyczyn związanych z Pani/a szczególną sytuacją,

• prawo do niepodlegania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (art. 22 RODO) – w przypadku planowania przetwarzania danych osobowych w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym profilowania, Administrator uprzednio poinformuje o tym osoby których dane dotyczą, a także wdroży należyte środki ochrony ich praw, wolności i prawnie uzasadnionych interesów,

• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (art. 77 RODO) – w przypadku, gdy osoba uzna,
  iż przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne krajowe przepisy regulujące kwestię ochrony danych osobowych, obowiązujące w Rzeczpospolitej Polskiej.Szczegółowy opis procedury wnoszenia skargi dostępny jest pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/83/155

CZY PODANIE DANYCH OSOBOWYCH JEST OBOWIĄZKOWE?

Jeżeli przetwarzanie Pani/a danych osobowych odbywa się na podstawie zgody na przetwarzanie danych osobowych to przysługuje Pani/u prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

W przypadku umowy o pracę obowiązek podania danych osobowych wynika w szczególności z przepisów prawa, w tym z Kodeksu Pracy oraz innych przepisów wskazanych powyżej. 

POZOSTAŁE INFORMACJE

Dostęp do danych osobowych mają tylko nasi wybrani pracownicy oraz pracownicy sprawdzonych przez nas podwykonawców, z których usług korzystamy, którzy są zobowiązani do zachowania uzyskanych informacji w ścisłej tajemnicy.

Nasze bazy danych zabezpieczone są przed nieuprawnionym wglądem osób trzecich.