Prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych jest jednym z podstawowych praw przysługujących podmiotom danych na gruncie RODO, mającym na celu dostarczenie osobie, której dane dotyczą, wiedzy na temat przetwarzania jej danych osobowych przez Administratora.

PGNIG TERMIKA Energetyka Przemysłowa S.A. będąca Administratorem danych osobowych rozpatruje żądania osób, których dane dotyczą (podmiotu danych), z należytą starannością, uwzględniając stosowane przepisy prawa oraz prawa i wolności innych osób, których dane mogą dotyczyć.

Realizacja praw podmiotu danych nie może naruszać praw osób trzecich, w tym celu Administrator danych zapewnia środki ochrony praw tych osób. Przede wszystkim zabronione jest podejmowanie przy realizacji uprawnień podmiotu danych takich działań, w efekcie których dojdzie do nieuprawnionego ujawnienia danych osób trzecich.

Osoby, których dane dotyczą mogą kontaktować się we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy RODO:

• telefonując pod  numer:  32 7537115, 538 628 407  od  poniedziałku  do  piątku  w  godz.  7:00 - 15:00, 
• pisząc na adres  mailowy: daneosobowe@termika.pgnig.pl
• pocztą tradycyjną na adres siedziby PGNIG TERMIKA Energetyka Przemysłowa S.A. 44-330 Jastrzębie-Zdrój, ul. Rybnicka 6c, z dopiskiem „DANE OSOBOWE”

JAKIE UPRAWNIENIA PRZYSŁUGUJĄ PANI/U W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH?

• prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych (art. 13 i 14 RODO) – na tej podstawie osobie zgłaszającej takie żądanie Administrator przekazuje informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotom, którym są ujawniane i planowanym terminie ich usunięcia;
• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO) – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych, dotyczących osoby zgłaszającej żądanie;
• prawo do sprostowania swoich danych (art. 16 RODO) – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności, lub błędy przetwarzanych danych osobowych, oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
• prawo do usunięcia swoich danych (art. 17 RODO) – jeśli nie zaistniały okoliczności, o których mowa w art.17 ust. 3 RODO,
• prawo do żądania od administratora ograniczenia przetwarzania swoich danych (art. 18 RODO) – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
• prawo do przenoszenia swoich danych (art. 20 RODO) – obejmujące uprawnienie do otrzymania danych i przesłania ich innemu administratorowi lub do żądania, w razie możliwości technicznych, przesłania tych danych bezpośrednio innemu administratorowi (w zakresie w jakim dane przetwarzane są w sposób zautomatyzowany oraz w celu wykonania umowy lub na podstawie wyrażonej zgody), 
• prawo wniesienia sprzeciwu (art. 21 RODO) – względem przetwarzania danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach administratora
• z przyczyn związanych z Pani/a szczególną sytuacją,
• prawo do niepodlegania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (art. 22 RODO) – w przypadku planowania przetwarzania danych osobowych w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym profilowania, Administrator uprzednio poinformuje o tym osoby których dane dotyczą, a także wdroży należyte środki ochrony ich praw, wolności i prawnie uzasadnionych interesów,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (art. 77 RODO) – w przypadku, gdy osoba uzna,
• iż przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne krajowe przepisy regulujące kwestię ochrony danych osobowych, obowiązujące w Rzeczpospolitej Polskiej. Szczegółowy opis procedury wnoszenia skargi dostępny jest pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/83/155

ZASADY REALIZACJI PRAW PODMIOTÓW DANYCH w PGNIG TERMIKA Energetyka Przemysłowa S.A.

Sposób składania wniosków o realizację praw

1. W celu zapewnienia udostępnienia danych jedynie osobom, których dane dotyczą dopuszcza się trzy kanały komunikacji:
   • elektroniczny – z podpisem kwalifikowanym lub potwierdzony profilem zaufanym ePUAP, jeśli wniosek wpłynie „zwykłym mailem” można zażądać ponownego złożenia wniosku w dopuszczonym trybie,
   • tradycyjny – w formie papierowej opatrzony własnoręcznym podpisem,
   • ustnie (nie dotyczy kontaktu telefonicznego). 
2. Osoba, której dane dotyczą, składa do Administratora wniosek o realizację prawa w formie pisemnej lub elektronicznej z uwzględnieniem wymogów dotyczących korespondencji, tj.:
   • wskazania imienia, nazwiska wnioskodawcy,
   • adresu lub innego kanału komunikacji,
   • innych danych umożliwiających bezsprzeczną identyfikację tożsamości osoby, której dane dotyczą.
3. Aby nie dopuścić do naruszenia praw lub wolności osób fizycznych spowodowanej naruszeniem bezpieczeństwa danych osobowych nie będą realizowane żadne uprawnienia wynikające z art. 15-22 RODO zgłaszane podczas rozmowy telefonicznej, ze względu na brak możliwości weryfikacji tożsamości.
4. Żądanie może zostać zgłoszone osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo danych osobowych Administrator zachęca posługiwanie się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego bądź adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację autentyczności żądania.

Weryfikacja tożsamości

1. Przed realizacją zgłoszenia żądania, w przypadku braku możliwości identyfikacji wnioskodawcy lub zaistnienia wątpliwości co do jego tożsamości, w celu zachowania bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, Administrator uprawniony jest do zweryfikowania tożsamości osoby, która składa żądanie poprzez żądanie przekazania dodatkowych danych potwierdzających tożsamość wnoszącego.
2. Pracownik przyjmujący zgłoszenie osoby zobowiązany jest do zweryfikowania tożsamości wnioskującej osoby przed spełnieniem obowiązków informacyjnych lub udzieleniem odpowiedzi na wynikające z przepisów RODO żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych zgodnie z art. 15-22 RODO. 
3. Weryfikacji tożsamości osoby fizycznej dokonuje się poprzez kontrolę okazanego przez nią dokumentu potwierdzającego tożsamość zawierającego co najmniej zdjęcie, imię i nazwisko oraz PESEL lub w przypadku jego braku inny numer jednoznacznie identyfikujący. Dokumentem potwierdzającym tożsamość jest w szczególności: dowód osobisty, legitymacja studencka, prawo jazdy, paszport.
4. Pracownik przyjmujący zgłoszenie osoby może utrwalić informację o:
   • dacie dokonania weryfikacji tożsamości;
   • dokumencie na podstawie, którego została ona dokonana, z jednoczesnym wskazaniem numeru/identyfikatora tego dokumentu (np. numer i seria dowodu osobistego i przez kogo wydany).
5. W przypadku, gdy weryfikacja tożsamości realizowana jest w sposób inny niż osobiście (np. na odległość lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej) lub w sytuacji powzięcia przez Pracownika wątpliwości co do tożsamości osoby zgłaszającej żądanie, Pracownik uprawniony jest do żądania dodatkowych informacji lub podjęcia przez osobę zgłaszającą żądanie dodatkowych działań niezbędnych do potwierdzenia tożsamości tej osoby, takich jak:
   • podanie dodatkowych danych osobowych w celu ich porównania z posiadanymi przez Administratora lub;
   • dokonanie czynności weryfikacyjnych przy użyciu dostępnych Pracownikowi PTEP SA oraz osobie zgłaszającej żądanie narzędzi, w tym przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym e-PUAP, przelewu bankowego potwierdzającego zgodność danych.

Obsługa wniosków

1. Każdy wniosek o realizację praw osób wpływający do Administratora musi zostać zarejestrowany w systemie korespondencji i zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
2. Administrator przekazuje wniosek do pracownika PTEP SA zajmujacego się ochroną danych osobowych w Spółce, który koordynuje jego realizację i wykonuje czynności konsultacyjne.
3. W przypadku braku możliwości zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą, w miarę możliwości Administrator informuje o tym wnioskodawcę. W takich przypadkach zastosowania nie mają art. 15–20 RODO, chyba że osoba, której dane dotyczą, w celu wykonania praw przysługujących jej na mocy tych artykułów dostarczy dodatkowych informacji pozwalających ją zidentyfikować.
4. Administrator nie przekazuje informacji zwrotnej przed zweryfikowaniem tożsamości. Wnioskujący jest jedynie informowany o konieczności przekazania dodatkowych dane np. w celu sprecyzowania żądania oraz w celu identyfikacji lub weryfikacji tożsamości, bez których realizacja praw w całości lub w części nie będzie możliwa.
5. Decyzję dotyczącą sposobu realizacji wniosku podejmuje Administrator danych.

Termin realizacji żądań

1. Administrator bez zbędnej zwłoki – nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania – udziela osobie, której dane dotyczą, informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem na podstawie art. 15–22 RODO.
2. W razie potrzeby termin ten można przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań.
3. W terminie miesiąca od otrzymania żądania Administrator informuje osobę, której dane dotyczą o takim przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyn opóźnienia. Jeśli osoba, której dane dotyczą, przekazała swoje żądanie elektronicznie, w miarę możliwości informacje także są przekazywane elektronicznie, chyba że osoba, której dane dotyczą, zażąda innej formy.
4. Jeżeli Administrator nie podejmuje działań w związku z żądaniem osoby, której dane dotyczą, to niezwłocznie, najpóźniej w terminie miesiąca od otrzymania żądania, informuje osobę, której dane dotyczą, o powodach niepodjęcia działań oraz o możliwości wniesienia skargi do Prezesa UODO oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem.

Sposób realizacji odpowiedzi

1. Odpowiedzi na żądanie Administrator udziela w tej samej formie w jakiej zostało skierowane do Administratora, chyba, że wnioskodawca zażądał udzielenia odpowiedzi w innej formie. W przypadku, gdy termin realizacji żądania uniemożliwia Administratorowi udzielenie odpowiedzi drogą pisemną, a zakres danych osobowych wnioskodawcy przetwarzanych przez Administratora umożliwia kontakt drogą elektroniczną, Administrator udziela odpowiedzi drogą elektroniczną.
2. Informacje powinny być przekazywane w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem, w przypadku wystąpienia wątpliwości, niejasności lub niezrozumienia odpowiedzi Administratora, osoba wnioskująca powinna poinformować o tym fakcie Administratora.
3. Administrator przechowuje informacje dotyczące zgłoszonego żądania oraz osoby, która żądanie zgłosiła, w celu zapewnienia możliwości wykazania zgodności oraz w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń podmiotów danych.

Opłaty

1. Wszelkie informacje oraz komunikacja i działania podejmowane w związku z realizacją praw osób są wolne od opłat.
2. Jeżeli żądania osoby, której dane dotyczą, są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, Administrator może pobrać rozsądną opłatę za udzielenie informacji albo odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.
3. Przy wyliczeniu wysokości opłaty uwzględnia się administracyjne koszty udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań.