INFORMACJE NA TEMAT PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

dla KONTRAHENTÓW (OFERENTÓW, DOSTAWCÓW, WYKONAWCÓW)

Uwzględniając Państwa prawo do ochrony danych osobowych zgodnie z art. 13 ust.1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanym dalej RODO przedstawiamy następujące informacje:

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Pani/a danych osobowych jest ORLEN Termika Silesia SA z siedzibą w Jastrzębiu-Zdroju (44-335) przy ul. Rybnickiej 6c, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy X Wydział Gospodarczy w Gliwicach pod numerem KRS: 0000076747; NIP: 633-10-05-997

KONTAKT W SPRAWACH ZWIĄZANYCH Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można się skontaktować:

• telefonując pod numer: 32 7537115, 538 628 407 od poniedziałku do piątku w godz. 7:00 - 15:00,

• pisząc na adres mailowy: daneosobowe@termika.pgnig.pl

• pocztą tradycyjną na adres siedziby ORLEN Termika Silesia SA

CEL PRZETWARZANIA DANYCH

Jeżeli jest Pan/Pani osobą fizyczną, osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą zmierzającą do zawarcia umowy z ORLEN Termika Silesia SA, to Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane w  celu niezbędnym do podjęcia działań przed zawarciem z Panią/Panem umowy.

Jeżeli jest Pan/Pani osobą reprezentującą kontrahenta lub podmiotem, w stosunku do którego działa jako partner, współpracownik, doradca lub podwykonawca, to Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane w celach zapewnienia kontaktu z kontrahentem, a także w  celu realizacji umowy pomiędzy ORLEN Termika Silesia SA, a  reprezentowanym przez Panią/Pana podmiotem.

Dane osobowe będą przetwarzane w celach realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa (m.in. podatkowego i przepisów o rachunkowości).

PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH

• art. 6 ust. 1 lit b RODO – podjęcie działań niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy;

• art. 6 ust. 1 lit c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na ORLEN Termika Silesia SA na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w tym m.in. przepisów podatkowych, ustawy o rachunkowości, ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, przepisów o dostępie do informacji publicznej, przepisów BHP, służących ochronie życia i zdrowia oraz służących ochronie środowiska;

• art. 6 ust. 1 lit f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora lub strony trzeciej oraz ustalenie i dochodzenie ewentualnych roszczeń bądź ochrony praw i interesów ORLEN Termika Silesia SA, a także zapewnienie ciągłości kontaktów biznesowych z kontrahentami.

JAKIE DANE OSOBOWE BĘDĄ PRZETWARZANE?

• dane identyfikacyjne (imię i nazwisko): dane ujawnione w rejestrach publicznych, dane ujawnione w treści pełnomocnictwa (jeśli zostało Pani/u udzielone), dane ujawnione w treści umowy oraz dane osobowe pracowników, kontrahentów, podwykonawców i innych osób wskazanych w dokumentach składanych w toku realizacji umowy,

• dane teleadresowe (służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, stanowisko lub pełniona funkcja) ww. osób, jeżeli jest to niezbędne do realizacji umowy i wynika z zapisów umowy,

• dane o uprawnieniach zawodowych, kwalifikacjach, odbytych szkoleniach, orzeczeniach lekarskich o braku przeciwskazań do wykonywania określonych prac oraz dane znajdujące się w dokumentach potwierdzających posiadane uprawnienia/kwalifikacje, o ile z umowy wynika obowiązek podania tych danych.

KOMU BĘDĄ PRZEKAZYWANE DANE OSOBOWE?

Odbiorcami Pani/a danych osobowych mogą być podmioty współpracujące z ORLEN Termika Silesia SA w  zakresie świadczonych na jej rzecz usług (np. podwykonawcy) oraz wspierania bieżących procesów biznesowych (m.in. dostawcy systemów informatycznych i usług IT), spółki należące do Grupy Kapitałowej ORLEN^*, a w stosowanych przypadkach także podmioty uzyskujące dostęp do danych w oparciu o przepisy powszechnie obowiązującego prawa, m.in.: instytucje, organy i agencje Unii Europejskiej (UE) lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), a także inne podmioty, którym wymienione organizacje powierzyły wykonywanie zadań; osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 i art. 74  Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych.

Pana/Pani dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich (tj. z poza EOG) oraz nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym profilowane.

JAK DŁUGO BĘDĄ PRZECHOWYWANE DANE OSOBOWE?

Pani/Pana dane osobowe związane z realizacją umowy będą przetwarzane do czasu upływu terminu, na jaki umowa została zawarta, a po tym czasie przez okres 5 lat, chyba że przepisy prawa będą stanowiły inaczej.

Ponadto Pani/Pana dane osobowe związane z wypełnieniem obowiązków ciążących na ORLEN Termika Silesia SA będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa, przepisów o rachunkowości, a po tym okresie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują dalsze przechowywanie danych osobowych.

Pani/Pana dane osobowe związane z prawnie uzasadnionym interesem Administratora lub strony trzeciej oraz ustaleniem i  dochodzeniem ewentualnych roszczeń bądź ochroną praw i interesów ORLEN Termika Silesia SA, a także zapewnieniem ciągłości kontaktów biznesowych z kontrahentami będą przechowywane przez okres realizacji tych interesów Administratora lub strony trzeciej, a po tym czasie przez okres i w zakresie wymaganym przepisami prawa lub do upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń. Dane osobowe mogą być także przechowywane do czasu wniesienia przez Panią/Pana skutecznego sprzeciwu wobec ich dalszego przetwarzania.

JAKIE UPRAWNIENIA PRZYSŁUGUJĄ PANI/U W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH?

• prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych (art. 13 i 14 RODO) – na tej podstawie osobie zgłaszającej takie żądanie Administrator przekazuje informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane i planowanym terminie ich usunięcia;

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO) – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych dotyczących osoby zgłaszającej żądanie;

• prawo do sprostowania swoich danych (art. 16 RODO) – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;

• prawo do usunięcia swoich danych (art. 17 RODO) – jeśli nie zaistniały okoliczności, o których mowa w art.17 ust. 3 RODO,

• prawo do żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania swoich danych (art. 18 RODO) – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;

• prawo do przenoszenia swoich danych (art. 20 RODO) – obejmujące uprawnienie do otrzymania danych i przesłania ich innemu administratorowi lub do żądania, w razie możliwości technicznych, przesłania tych danych bezpośrednio innemu administratorowi (w zakresie w jakim dane przetwarzane są w sposób zautomatyzowany oraz w celu wykonania umowy lub na podstawie wyrażonej zgody),

• prawo wniesienia sprzeciwu (art. 21 RODO) – względem przetwarzania danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach Administratora z przyczyn związanych z Pani/a szczególną sytuacją,

• prawo do niepodlegania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (art. 22 RODO) – w przypadku planowania przetwarzania danych osobowych w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym profilowania. Administrator uprzednio poinformuje o tym osoby których dane dotyczą, a także wdroży należyte środki ochrony ich praw, wolności i prawnie uzasadnionych interesów,

• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (art. 77 RODO) – w przypadku, gdy osoba uzna, iż przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne krajowe przepisy regulujące kwestię ochrony danych osobowych, obowiązujące w Rzeczpospolitej Polskiej. Szczegółowy opis procedury wnoszenia skargi dostępny jest pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/83/155

CZY PODANIE DANYCH OSOBOWYCH JEST OBOWIĄZKOWE?

Jeżeli jest Pani/Pan osobą fizyczną, osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą lub osobą reprezentującą kontrahenta, to podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia umowy z ORLEN Termika Silesia SA bądź niezbędne do zapewnienia kontaktu z ORLEN Termika Silesia SA.

POZOSTAŁE INFORMACJE

Posiadane przez Administratora dane osobowe mogły zostać udostępnione przez kontrahenta ORLEN Termika Silesia SA, którego Pani/Pan reprezentuje lub pozyskane przez Administratora z rejestrów publicznych (KRS, CEIDG).

Dostęp do danych osobowych mają tylko nasi wybrani pracownicy oraz pracownicy sprawdzonych przez nas podwykonawców, z których usług korzystamy do utrzymywania funkcjonalności Serwisu, którzy są zobowiązani do zachowania uzyskanych informacji w ścisłej tajemnicy.

Nasze bazy danych zabezpieczone są przed nieuprawnionym wglądem osób trzecich.